Guasti e segnalazioni: il centro di lavoro del team affitti
Un buon PMS non si limita a gestire prenotazioni. Organizza anche il lavoro quotidiano: chi ha segnalato cosa, a quale struttura e prenotazione appartiene e cosa è urgente. Scopri il modulo Guasti e segnalazioni di Simplevent.
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In breve
- Tutti i guasti arrivano in un unico posto invece che in più canali.
- Una segnalazione creata in calendario è collegata automaticamente a struttura e prenotazione.
- Stati, priorità e filtri mostrano cosa richiede attenzione per primo.
- Il modulo ISSUES e i permessi limitano la vista alle strutture e alle attività corrette.
Perché un unico posto per le segnalazioni cambia il lavoro del team
Telefonate, email, SMS, chat e foglietti sulla scrivania: è qui che oggi si perdono le informazioni sui guasti. Un registro condiviso dà a ogni segnalazione un responsabile, una struttura, uno stato e una cronologia. La reception smette di chiedere "qualcuno l'ha segnalato?" e il manager vede subito cosa blocca il soggiorno dell'ospite.
Dalla prenotazione alla segnalazione: il lavoro del team pulizie in calendario
Un addetto alle pulizie con permesso CLEANER apre il calendario, clicca una prenotazione e vede i dettagli principali e le note interne. Con un pulsante aggiunge un guasto collegato automaticamente alla struttura e alla prenotazione specifica. I manager responsabili della struttura ricevono subito una notifica nella campanella, così la nuova segnalazione non deve aspettare un controllo manuale.
Cosa rende completa una segnalazione?
Titolo, descrizione, categoria, priorità e posizione precisa. Il team capisce subito se si tratta di idraulica, elettricità, pulizia o dotazioni e se la questione è urgente. Il collegamento alla prenotazione aggiunge il contesto del soggiorno, mentre data e autore creano piena responsabilità sull'attività.
Il centro /issues: filtri, stati e reazione rapida
La pagina /issues raccoglie tutte le segnalazioni in un'unica vista. Le schede mostrano attività aperte, in corso e risolte, mentre i filtri restringono l'elenco per struttura o stato. La ricerca trova un problema per titolo, descrizione, struttura o autore. Lo stato si cambia direttamente dall'elenco, così il controllo mattutino richiede minuti invece di ore.
Accesso solo alle strutture corrette
La pagina /issues richiede il modulo ISSUES (piano Pro o Enterprise; l'admin può abilitarlo manualmente in Modules). ADMIN vede tutte le segnalazioni, il proprietario le proprie strutture, il permesso MANAGER o ADMIN solo le strutture assegnate e l'utente SERVICE solo le attività assegnate a sé. Il manager può scegliere un tecnico dall'elenco degli utenti con permesso SERVICE per quella struttura.
Come introdurre le segnalazioni nel lavoro quotidiano della reception
Inizia con una regola: ogni guasto va in /issues, non in una chat privata. Concorda le priorità, controlla ogni mattina le segnalazioni aperte e urgenti e verifica l'elenco al cambio turno. Assegna le attività a utenti SERVICE specifici: riceveranno un'email con struttura, luogo, descrizione, priorità, data della segnalazione e data di partenza degli ospiti, poi imposteranno lo stato In corso o Risolta in /issues. Chiudi dopo la verifica.
Domande frequenti
Un addetto alle pulizie può segnalare un guasto senza accesso completo?
Sì. Il permesso CLEANER permette di aprire i dettagli della prenotazione, vedere le note interne e inviare una segnalazione collegata alla prenotazione.
La segnalazione è collegata a una prenotazione?
Sì. Una segnalazione inviata dal calendario salva gli identificativi della prenotazione e della struttura, così sai sempre a quale soggiorno appartiene.
Chi vede le segnalazioni nel centro /issues?
ADMIN vede tutte le segnalazioni, il proprietario le proprie strutture, MANAGER o ADMIN solo le strutture assegnate e SERVICE solo le attività assegnate a sé.
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